Requirement

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยนำระบบสารสนเทศมาใช้ในการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ปี 2547 เพื่อใช้ในการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร รวมถึงการรับส่งหนังสือจากส่วนกลางไปยังคณะและหน่วยงานต่างๆในมหาวิทยาลัย อย่างไรก็ตามการดำเนินการในปัจจุบันยังประสบปัญหาดังนี้

    • การทำงานด้วยเอกสารกระดาษ: แม้ระบบสารสนเทศสามารถจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ยังคงต้องลงนามสั่งการบนเอกสารกระดาษ ทำให้ต้องพิมพ์เอกสารออกจากระบบสารสนเทศ มิได้ลดการใช้กระดาษลงแต่อย่างไร ระบบสารสนเทศจึงเป็นเพียงแค่ระบบจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารเพื่อการค้นหา เอกสารกระดาษยังคงต้องเก็บเพื่อเป็นหลักฐานต่อไป
    • การเดินเอกสารด้วยแฟ้มนำเสนอ: เมื่อการทำงานจริงยังต้องใช้เอกสารกระดาษ การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบก็ไม่มีประโยชน์เนื่องจากหน่วยงานผู้รับยังคงต้องรอเอกสารต้นฉบับ การเดินเอกสารด้วยแฟ้มนำเสนอยังคงอยู่ งานค้าง ณ จุดต่างๆ ยากแก่การติดตาม มิได้ลดเวลาในการดำเนินการลงแต่อย่างไร

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ต้องการระบบสารสนเทศที่รองรับบริหารจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ครบวงจร ตั้งแต่การจัดเตรียม การตรวจทานเอกสาร การเสนอลงนามสั่งการ การรับส่งเอกสารระหว่างหน่วยงาน ภายในมหาวิทยาลัย ซึ่งต้องมีการยืนยันการรับส่ง และการโต้ตอบติดตามเอกสารระหว่างกัน

 

Digital Solution and Services

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย มีบุคลากรสังกัดในหน่วยงานต่างๆกว่า 8,000 คน แต่ละหน่วยงานมีเอกสารเข้าออกกว่า 1,000 – 5,000 เรื่อง/เดือน เอกสารเกือบทั้งหมดต้องมีรับส่งระหว่างหน่วยงานและสื่อสารกับบุคลากรที่เกี่ยวข้อง การบริหารจัดการเอกสารจำนวนมาก ป็นโจทย์ที่ท้าทายมากสำหรับมหาวิทยาลัย

LessPaper สามารถตอบสนองความต้องการของมหาวิทยาลัย ด้วยความสามารถหลักดังต่อไปนี้

การลงนามสั่งการบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: สามารถลงนามบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กำจัดปัญหาการพิมพ์และการเดินเอกสารด้วยเอกสารกระดาษ ยิ่งไปกว่านั้น ลายเซ็นบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีการแสดงผลเหมือนบนเอกสารกระดาษ ทำให้ผู้ลงนามมั่นใจเหมือนการลงนามจริงบนเอกสารกระดาษ

 

การเดินเอกสารผ่านระบบ Workflow: สามารถกำหนดขั้นตอนการดำเนินการ (workflow) ให้กับเอกสารแต่ละประเภท เอกสารจะถูกควบคุมการทำงานให้เดินทางตามขั้นตอนแต่ละจุด มีการแจ้งเตือนผู้รับเมื่อมีเอกสารถูกส่งเข้ามา เพื่อให้ดำเนินการเดินหน้าอย่างรวดเร็ว ในขณะที่ผู้ส่งสามารถตรวจสอบและติดตามการทำงาน เพื่อมิให้เอกสารตกค้างอยู่ในขั้นตอนใดๆนานเกินไป

 

Web และ Mobile Applications: LessPaper ใช้งานบน web browser หรือ Mobile application ผ่านทาง Internet ลดภาระการติดตั้งที่ยุ่งยาก ดูแลรักษาง่าย ทำให้บุคลากรสามารถเข้าถึงเอกสารและข่าวสารต่างๆจากระบบได้ทุกที่ ทุกเวลา ด้วยอุปกรณ์พกพาส่วนตัว

 

 

ปัจจุบัน LessPaper สามารถทำงานได้บน web browser firefox สำหรับ Mobile application สามารถใช้ได้บน Smart phone และ Tablet ทั้ง iOS และ Android

Benefits

ตั้งแต่เดือนตุลาคม พ.ศ. 2557 จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ลัย และกำลังขยายใช้งานเพื่อให้ครอบคลุมทั้งมหาวิทยาลัยในปี  พาณชย์าดเล็กสามารถประหยัดได้นำ LessPaper มาใช้กับงานสารบรรณของหน่วยงานต่างๆประกอบด้วย คณะแพทยศาสตร์ คณะวิทยาศาสตร์ คณะครุศาสตร์ คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์ ศูนย์บริหารกลาง และจะขยายใช้งานเพื่อให้ครอบคลุมทั้งมหาวิทยาลัย

ผลจากเปลี่ยนการทำธุรกรรมเอกสารกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย LessPaper ช่วยลดการใช้กระดาษอย่างมีนัยสำคัญ หน่วยงานต่างๆสามารถประหยัดกระดาษลงได้ตั้งแต่ 1,000 – 50,000 แผ่น/เดือน ตามขนาดหน่วยงานและการประยุกต์ใช้งาน สถิติเมื่อเดือนสิงหาคม 2558 ประหยัดได้ถึง 300,000 แผ่น/เดือน และคาดการว่าน่าจะประหยัดได้ไม่ต่ำกว่า 500,000 แผ่น/เดือน เมื่อขยายได้ครบทั้งมหาวิทยาลัย

การทำธุรกรรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่าน workflow แทนการเดินแฟ้มเอกสาร นอกจากลดค่าใช้จ่ายการขนส่งเอกสารแล้ว ยังลดเวลาการทำงานได้เป็นจำนวนมาก สำหรับเจ้าหน้าที่ทั่วไปสามารถลดเวลางานเอกสารจากวิธีเดิมกว่าครึ่ง ทำให้หน่วยงานสามารถปรับเปลี่ยนกำลังบุคลากรใหม่ ใช้เวลากับงานที่มีความสำคัญได้มากกว่าเดิม

สำหรับผู้บริหาร การลงนามเอกสารผ่านทาง smart phone หรือ Tablet ลดเวลาการทำงานและการเดินทางมาสำนักงานโดยไม่จำเป็น

 

 

 ดังนั้น การประหยัดเวลาจากประสิทธิภาพของ workflow ในระบบ LessPaper ไม่ได้หมายถึงการลดอัตราบุคลากร แต่ช่วยให้เวลาที่เคยสูญเสียกับงานเอกสารในแบบเดิมๆ ถูกนำมาใช้และจัดลำดับความสำคัญใหม่ งานเอกสารอื่นๆที่ไม่เคยทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ถูกปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ (Re-engineering Process) ให้เข้ากับเครื่องมือต่างๆของ LessPaper เพื่อลดขั้นตอน ลดความซับซ้อน เพิ่มมูลค่าให้กับงานมากยิ่งขึ้น

ระบบงานสารบรรณในจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยสามารถให้บริการที่ดีขึ้น ด้วยการใช้ทรัพยากรต่างๆลดลง ระยะเวลาการทำงานที่เร็วขึ้น รวมถึงการปรับวิธีและขั้นตอนการทำงานใหม่ที่เกิดขึ้นจาก LessPaper

อาจกล่าวได้ว่า การนำระบบ LessPaper มาใช้งานและการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานในองค์กร รวมถึงวิสัยทัศน์และความสนับสนุนจากผู้บริหาร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้เริ่มเข้าสู่เป้าหมายเป็น Digital University ตามที่ตั้งไว้

 

 



Print