Privacy Policy

Privacy Policy

Affix Technology built the CU-LessPaper app as a Free app. This SERVICE is provided by Affix Technology at no cost and is intended for use as is.

This page is used to inform visitors regarding our policies with the collection, use, and disclosure of Personal Information if anyone decided to use our Service.

If you choose to use our Service, then you agree to the collection and use of information in relation to this policy. The Personal Information that we collect is used for providing and improving the Service. We will not use or share your information with anyone except as described in this Privacy Policy.

The terms used in this Privacy Policy have the same meanings as in our Terms and Conditions, which is accessible at CU-LessPaper unless otherwise defined in this Privacy Policy.

Information Collection and Use

For a better experience, while using our Service, we may require you to provide us with certain personally identifiable information, including but not limited to device information. The information that we request will be retained by us and used as described in this privacy policy.

The app does use third party services that may collect information used to identify you.

Link to privacy policy of third party service providers used by the app

Log Data

We want to inform you that whenever you use our Service, in a case of an error in the app we collect data and information (through third party products) on your phone called Log Data. This Log Data may include information such as your device Internet Protocol (“IP”) address, device name, operating system version, the configuration of the app when utilizing our Service, the time and date of your use of the Service, and other statistics.

Cookies

Cookies are files with a small amount of data that are commonly used as anonymous unique identifiers. These are sent to your browser from the websites that you visit and are stored on your device's internal memory.

This Service does not use these “cookies” explicitly. However, the app may use third party code and libraries that use “cookies” to collect information and improve their services. You have the option to either accept or refuse these cookies and know when a cookie is being sent to your device. If you choose to refuse our cookies, you may not be able to use some portions of this Service.

Service Providers

We may employ third-party companies and individuals due to the following reasons:

  • To facilitate our Service;
  • To provide the Service on our behalf;
  • To perform Service-related services; or
  • To assist us in analyzing how our Service is used.

We want to inform users of this Service that these third parties have access to your Personal Information. The reason is to perform the tasks assigned to them on our behalf. However, they are obligated not to disclose or use the information for any other purpose.

Security

We value your trust in providing us your Personal Information, thus we are striving to use commercially acceptable means of protecting it. But remember that no method of transmission over the internet, or method of electronic storage is 100% secure and reliable, and we cannot guarantee its absolute security.

Links to Other Sites

This Service may contain links to other sites. If you click on a third-party link, you will be directed to that site. Note that these external sites are not operated by us. Therefore, we strongly advise you to review the Privacy Policy of these websites. We have no control over and assume no responsibility for the content, privacy policies, or practices of any third-party sites or services.

Children’s Privacy

These Services do not address anyone under the age of 13. We do not knowingly collect personally identifiable information from children under 13. In the case we discover that a child under 13 has provided us with personal information, we immediately delete this from our servers. If you are a parent or guardian and you are aware that your child has provided us with personal information, please contact us so that we will be able to do necessary actions.

Changes to This Privacy Policy

We may update our Privacy Policy from time to time. Thus, you are advised to review this page periodically for any changes. We will notify you of any changes by posting the new Privacy Policy on this page. These changes are effective immediately after they are posted on this page.

Contact Us

If you have any questions or suggestions about our Privacy Policy, do not hesitate to contact us.

This privacy policy page was created at privacypolicytemplate.net and modified/generated by App Privacy Policy Generator

จุดเด่นซอฟต์แวร์

LessPaper เป็น web application ด้านการบริหารจัดการเอกสาร ใช้งานผ่าน Internet ลดภาระด้านการลงทุน ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ง่ายต่อการบำรุงรักษาและขยายความสามารถระบบ
LessPaper มาพร้อมกับข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นเมื่อติดตั้ง ผู้ใช้งานสามารถสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันทีเมื่อได้รับแจ้งจากผู้ให้บริการ ลดงานการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ยุ่งยาก
ผู้ใช้บริการ สามารถเริ่มต้นใช้งาน LessPaper ด้วยการบันทึกข้อมูลพื้่นฐานเกี่ยวกับข้อมูลหน่วยงานและทะเบียนบุคลากร

LessPaper เวอร์ชันนี้เป็นเวอร์ชัน 1.0 เริ่มจากการให้บริหารจัดการเอกสาร โดยมีแผนการปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อรองรับการใช้งานที่หลากหลายมากขึ้น

บริหารจัดการผู้ใช้งาน

ผู้ใช้งานในระบบ LessPaper แบ่งออกเป็น 4 ประเภทตามบทบาทการทำงานดังนี้

  1. ผู้ดูแลระบบส่วนกลาง ทำหน้าที่บริหารจัดการข้อมูลระบบ การออกใบรับรองดิจิตอลให้กับผู้ใช้งาน รวมถึงการแต่งตั้งผู้ดูแลระบบหน่วยงาน เพื่อส่งมอบงานการตั้งค่าในแต่ละหน่วยงานเพื่อเริ่มการใช้งาน
  2. ผู้ดูแลระบบหน่วยงาน ทำหน้าที่บริหารจัดการข้อมูลหน่วยงาน ประกอบด้วยการเปิดใช้งานของหน่วยงาน ข้อมูลบุคลากรในหน่วยงาน กำหนดเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ การกำหนดกลุ่มบุคลากร รวมถึงการกำหนดค่าเลขที่เอกสารแต่ละประเภท
  3. เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ จากนี้เรียกสั้นว่าเจ้าหน้าที่ ทำหน้าที่บริหารจัดการเอกสารรับส่งภายในหน่วยงานของตน ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร การกำหนดขั้นตอนเอกสาร การรับส่งเอกสาร การประสานงานระหว่างขั้นตอนเอกสาร เพื่อให้เอกสารสามารถดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบปิดงาน
  4. บุคลากรทั่วไป จากนี้เรียกสั้นๆว่าบุคลากร ผู้ใช้งานทุกคนในระบบจะได้รับมอบหมายบทบาทนี้เป็นบทบาทพื้นฐาน มีหน้าที่ดำเนินการเอกสารรับเอกสารที่ส่งมาจากเจ้าหน้าที่ ตั้งแต่การตรวจทานจนถึงเกษียนเอกสาร สามารถตรวจสอบประวัติการดำเนินการ รวมถึงรับแจ้งข่าวสารจากระบบเวียนเอกสาร

ข้อมูลพื้นฐาน

LessPaper แบ่งหน้าที่การบริหารข้อมูลหน่วยงานออกเป็น 2 ระดับ ประกอบด้วย

  1. ข้อมูลระดับองค์กร เป็นข้อมูลทั่วไปขององค์กรที่ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง ผู้ดูแลระบบส่วนกลางเป็นผู้บริหารจัดการข้อมูลเหล่านี้
  2. ข้อมูลระดับหน่วยงาน เป็นข้อมูลเฉพาะสำหรับแต่ละหน่วยงาน ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบหน่วยงาน ประกอบด้วยข้อมูลหลักดังนี้
  • ข้อมูลหน่วยงาน กำหนดการเปิดปิดการใช้งาน และใช้ข้อมูลโครงสร้างหน่วยงานกำหนดระดับในการรับส่งเอกสารระหว่างหน่วยงาน
  • ข้อมูลบุคลากร กำหนดข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบุคลากร เพื่อใช้ในการติดต่อและดำเนินการ
  • ข้อมูลบทบาท กำหนดบทบาทและขอบเขตความรับผิดชอบในการใช้งานของบุคลากรแต่ละคน
  • ข้อมูลเลขที่เอกสาร กำหนดเลขที่เอกสารประเภทต่างๆที่ใช้ในหน่วยงาน ซึ่งสามารถตั้งค่ารูปแบบการแสดงผลในแบบต่างๆเพื่อให้สอดคล้องการใช้งาานในแต่ละหน่วยงาน

โดยทั่วไป เมื่อติดตั้งระบบเรียบร้อย ผู้ให้บริการจะติดตั้งข้อมูลเบื้องต้นและกำหนดบทบาทเริ่มต้นให้ผู้ใช้งานเรียบร้อย พร้อมผู้ใช้บริการเริ่มต้นใช้งานได้ทันที

การบริหารจัดการเอกสาร

การบริหารจัดการเอกสารเกี่ยวข้องกับการจัดทำ บันทึก รับส่ง ดำเนินการ และสืบค้นเมื่อต้องการ โดยแบ่งเอกสารออกเป็น 2 ประเภทใหญ่คือ

  • เอกสารรับ เอกสารรับจากหน่วยงานภายนอก มีทั้งในรูปเอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์
  • เอกสารส่ง เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นในหน่วยงาน และส่งออกเพื่อดำเนินการ

ทั้งนี้เอกสารทั้งสองประเภทนอกจากความแตกต่างในการจัดทำ ยังมีความแตกต่างในรายละเอียดอื่นๆ ดังนี้

เอกสารรับ

  • เจ้าหน้าที่สามารถสร้างเอกสารรับจากเอกสารกระดาษที่ส่งถึงหน่วยงาน ด้วยการนำเอกสารกระดาษมาสแกนเป็นเอกสาร PDF จากนั้นนำเข้าสุู่ระบบพร้อมบันทึกข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร
  • ในกรณีที่เป็นเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานอื่นผ่านระบบ LessPaper เจ้าหน้าที่สามารถจัดทำเอกสารรับ โดยระบบคัดลอกข้อมูลมาจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งเข้ามาใช้ได้อัตโนมัติ
  • เจ้าหน้าที่สามารถลงรับเอกสาร โดยออกหมายเลขเอกสารรับ แยกตามประเภทเอกสารรับ พร้อมวันเวลารับเอกสาร
  • เจ้าหน้าที่สามารถระบุตำแหน่งและบันทึกตราประทับรับเอกสาร เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์บันทึกเพิ่มเติมได้ทันที
  • เอกสารรับที่ผ่านการลงรับเอกสารเรียบร้อย พร้อมส่งออกเพื่อดำเนินการต่อไป
  • เจ้าหน้าที่สามารถสร้างเอกสารส่งจากเอกสาร Word หรือ PDF จากนั้นนำเข้าสุู่ระบบพร้อมบันทึกข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร
  • เจ้าหน้าที่สามารถกำหนดขั้นตอนเอกสารเพื่อส่งเอกสารให้กลุ่มบุคลากรตรวจทานเอกสารก่อนส่งให้ผู้บริหารลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิตอล
  • เจ้าหน้าที่สามารถออกหมายเลขและวันที่เอกสาร โดยสามารถกำหนดเลขที่เอกสาร แยกตามหน่วยงานและประเภทเอกสารส่ง
  • เจ้าหน้าที่สามารถระบุตำแหน่งตราประทับบนเอกสาร เพื่อบันทึกเลขที่เอกสารและวันที่เอกสารเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมลงในเอกสาร
  • ในกรณีต้องการออกเลขที่เอกสารของหน่วยงานต้นสังกัด สามารถส่งเอกสารดังกล่าวไปยังหน่วยงานต้นสังกัด ขอให้เจ้าหน้าที่หน่วยงานดังกล่าวดังกล่าวออกเลขที่เอกสารผ่านระบบ

 เอกสารส่ง

  • เจ้าหน้าที่สามารถสร้างเอกสารส่งจากเอกสาร Word หรือ PDF จากนั้นนำเข้าสุู่ระบบพร้อมบันทึกข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร
  • เจ้าหน้าที่สามารถกำหนดขั้นตอนเอกสารเพื่อส่งเอกสารให้กลุ่มบุคลากรตรวจทานเอกสารก่อนส่งให้ผู้บริหารลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิตอล
  • เจ้าหน้าที่สามารถออกหมายเลขและวันที่เอกสาร โดยสามารถกำหนดเลขที่เอกสาร แยกตามหน่วยงานและประเภทเอกสารส่ง
  • เจ้าหน้าที่สามารถระบุตำแหน่งตราประทับบนเอกสาร เพื่อบันทึกเลขที่เอกสารและวันที่เอกสารเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมลงในเอกสาร
  • ในกรณีต้องการออกเลขที่เอกสารของหน่วยงานต้นสังกัด สามารถส่งเอกสารดังกล่าวไปยังหน่วยงานต้นสังกัด ขอให้เจ้าหน้าที่หน่วยงานดังกล่าวดังกล่าวออกเลขที่เอกสารผ่านระบบ

 ระบบรับส่งเอกสาร

ระบบรับส่งเอกสารเป็นวิธีจัดการลำดับการดำเนินงานของเอกสาร (Workflow) เจ้าหน้าที่เป็นผู้กำหนดเส้นทางเอกสาร สามารถ ส่งเอกสาร ตรวจสอบการดำเนินงาน และควบคุมการเดินทางของเอกสาร เพื่อจัดการให้เอกสารได้รับการดำเนินการอย่างราบรื่น

การรับเอกสาร

  • เจ้าหน้าที่สามารถบันทึกรับเอกสารจากหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก
  • กรณีที่ได้รับเอกสารจากหน่วยงานภายนอกในรูปเอกสารกระดาษ การรับเอกสารคือการที่เจ้าหน้าที่ผู้รับนำเอกสารกระดาษดังกล่าว มาสแกนและบันทึกข้อมูลระบบเป็นเอกสารรับเข้าสู่ระบบ
  • เจ้าหน้าที่หน่วยงานผู้รับสามารถเรียกดูรายละเอียดต่างๆของเอกสารรับที่ส่งมาถึงหน่วยงาน รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง สามารถลงรับเอกสารเข้าสู่หน่วยงาน และกำหนดขั้นตอนเอกสารเพื่อส่งดำเนินการต่อไป
  • ในกรณีที่เป็นเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานภายในผ่านระบบ LessPaper ทันทีที่เจ้าหน้าที่ผู้รับลงรับเอกสาร ระบบ LessPaper จะแจ้งข้อมูลการรับเอกสารให้เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถตรวจสอบได้ทันที
  • ในกรณีที่ระบบตรวจสอบว่ามีเอกสารส่งจากหน่วยงานเดียวกัน ที่มีเลขที่เอกสารและวันที่เอกสาร ซ้ำกับเอกสารรับเดิมที่มีในระบบ จะมีการแจ้งเตือนให้เจ้าหน้าที่ผู้รับทราบว่ามีเอกสารดังกล่าวแล้วระบบ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้รับยืนยันการรับเอกสาร ก่อนการดำเนินการต่อไป
  • เจ้าหน้าที่ผู้รับสามารถลงรับสำเนาเอกสารเพื่อรับทราบ โดยไม่มีการออกเลขรับและดำเนินการใดๆต่อไป
  • เจ้าหน้าที่ผู้รับสามารถยกเลิกการเอกสาร หากตรวจสอบพบว่าเป็นการส่งเอกสารผิดพลาด ระบบจะแจ้งกลับผู้ส่งเพื่อทราบ พร้อมให้เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถดำเนินการต่อไป
  • เจ้าหน้าที่สามารถกำหนดขั้นตอนเอกสาร ซึ่งระบุเส้นทางเพื่อส่งให้เอกสารให้กลุ่มบุคลากรหรือหน่วยงานอื่นเพื่อดำเนินการต่อไป
  • เส้นทางการส่งเอกสารให้กลุ่มบุคลากร เจ้าหน้าที่สามารถส่งแบบตามลำดับหรือกระจายส่งถึงพร้อมกันก็ได้
  • เมื่อส่งเอกสาร โดยระบบ LessPaper จะบันทึกวันเวลาที่ส่งเอกสารออกจากหน่วยงาน
  • เจ้าหน้าที่สามารถบันทึกขั้นตอนเอกสารเป็นขั้นตอนมาตรฐานเพื่อเรียกใช้ในภายหลัง
  • ในกรณีที่เป็นเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานภายในผ่านระบบ LessPaper ทันทีที่เจ้าหน้าที่ลงรับเอกสาร ระบบ LessPaper จะแจ้งข้อมูลการรับเอกสารให้เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถตรวจสอบได้ทันที
  • เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถบันทึกขั้นตอนเอกสารเป็นขั้นตอนมาตรฐานเพื่อเรียกใช้ในภายหลัง
  • เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถตรวจสอบดูสถานะการดำเนินการของเอกสารที่เดินไปตามขั้นตอนต่างๆในขั้นตอนเอกสาร โดยสามารถ

การส่งเอกสาร

  1. ตรวจสอบตำแหน่งขั้นตอนปัจจุบัน
  2. ตรวจสอบประวัติการดำเนินการ
  3. แต่ละขั้นตอนมีระบุวันเวลาส่ง รับ และรายละเอียดดำเนินการ
  4. สามารถยกเลิกขั้นตอนเอกสารที่ผิดพลาด หรือไม่ต้องการ

 การเวียนเอกสาร

การเวียนเอกสารเป็นการส่งเอกสารประเภทหนึ่ง มีจุดเด่นดังนี้

  • สามารถแจ้งเวียนให้หน่วยงานภายนอกซึ่งอยู่ในองค์กรเดียวกัน ผ่านทางโครงสร้างองค์กร
  • สามารถแจ้งเวียนให้หน่วยงานภายในซึ่งอยู่ในหน่วยงานสังกัดเดียวกัน ผ่านทางโครงสร้างหน่วยงาน
  • การเวียนเอกสารระหว่างหน่วยงาน เอกสารที่ส่งไปจะถูกส่งเป็นเอกสารรับของหน่วยงานผู้รับ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้รับลงรับและดำเนินการเวียนต่อไป
  • แต่ละหน่วยงานสามารถเวียนให้บุคลากรในหน่วยงานตนเองโดยระบุ
    • กลุ่มบุคลากร
    • รายชื่อบุคลากร
    • ผู้รับเอกสารสามารถเรียกดูรายละเอียดต่างๆของเอกสารที่ส่งมา รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง พร้อมดำเนินการกับเอกสารดังกล่าวผ่านระบบ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทงานได้แก่
      • ตรวจทาน บันทึกรายละเอียดการทำงาน
      • สามารถสั่งเกษียนเอกสารพร้อมลงลายมือชื่อดิจิตอล
      • ส่งต่อหรือปฏิเสธงานเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปตามลำดับงาน (workflow) ต่อไป
      • ในขั้นตอนตรวจทาน และบันทึกรายละเอียดการทำงาน ผู้รับเอกสารสามารถ
        • จัดทำ Post it อิเล็กทรอนิกส์ บันทึกข้อความแสดงความเห็นบนเอกสารเพื่อเป็นข้อความแจ้งระหว่างการตรวจทาน
        • กรณีพบว่ามีข้อผิดพลาดไม่มาก สามารถ Download เอกสาร word เพื่อแก้ไขและนำเข้าเอกสารใหม่แทนที่เอกสารเดิม ไม่ต้องส่งกลับเอกสารเพื่อแก้ไขและส่งตรวจทานใหม่อีกรอบ
        • การลงนามสั่งการพร้อมลงลายมือชื่อดิจิตอล ผู้รับเอกสารสามารถ
          • ลงนามสั่งการผ่านตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่เจ้าหน้าที่จัดเตรียมให้ โดยสามารถแก้ไขข้อความภายในตราประทับด้วยตนเอง หากต้องการ
          • ลงนามสั่งการโดยการระบุข้อความด้วยตนเอง
          • การส่งต่อหรือปฏิเสธงานเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปตามลำดับงาน (workflow) ผู้รับเอกสารสามารถ
            • อนุมัติงานเพื่อส่งผ่านเอกสารสู่ขัันตอนต่อไปหรือ
            • ปฏิเสธงานเพื่อส่งกลับเอกสารกลับต้นทางเพื่อให้เจ้าหน้าที่แก้ไข
          • ลายมือชื่อดิจิตอลสร้างจากกุญแจส่วนตัว ซึ่งกุญแจสาธารณะที่เป็นกุญแจคู่กันได้รับการออกใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง
          • การลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิตอล เจ้าของกุญแจเป็นผู้อนุมัติการลงนามด้วยรหัสผ่านลงนาม (pin code) ในขณะลงนามเอกสาร
          • สามารถลงนามในเอกสารโดยใช้ข้อความระบุเอง หรือลงนามผ่านตราประทับได้
          • สามารถลงนามเอกสารมากกว่าหนึ่งครั้ง (multiple signatures) โดยการลงนามแต่ละครั้งเป็นการรับรองเอกสาร ณ เวลาลงนาม
          • เจ้าของกุญแจสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านลงนามได้ตลอดเวลา
          • การลงนามดิจิตอลทำกับเอกสาร PDF ซึ่งสามารถตรวจสอบลายมือชื่อดิจิตอลได้จากการเปิดเอกสาร
            • ภายในระบบ LessPaper
            • ภายนอกระบบด้วย acrobat reader
          • การเปลี่ยนแปลงใดๆกับเอกสาร ที่เป็นการลงนามหรือบันทึกเพิ่มเติม สามารถตรวจสอบได้จากการเปิดเอกสาร PDF
          • อย่างไรก็ตาม การแก้ไขเอกสารที่ไม่เป็นตามมาตรฐานของ PDF จะทำให้ลายเซ็นที่ปรากฎในเอกสารแจ้งความไม่ถูกต้อง (invalid)
          • การออกใบรับรอง ผู้ร้องขอจะต้องดำเนินการตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้
          • กรณีเจ้าของกุญแจคาดหมายได้โดยมีเหตุให้ทราบได้ว่ากุญแจ สูญหาย ถูกทำลาย ถูกแก้ไข หรือถูกล่วงรู้ จะต้องแจ้งผู้ให้บริการออกใบรับรองเพื่อยกเลิกใบรับรอง
          • ผู้ให้บริการจัดเตรียมบริการในการตรวจสอบใบรับรอง เพื่อให้บุคคลภายนอกสามารถตรวจสอบความสมบูรณ์ของใบรับรอง การพักใช้ หรือการเพิกถอนใบรับรอง   
          • หน่วยงานสามารถจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์แยกใช้ตามหน่วยงานตนเอง
          • สามารถจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์แยกตามกลุ่มการใช้งาน
          • ในจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ โดยกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของตราประทับ เช่น ข้อความ วันที่ ลายเซ็นบุคลากร อื่นๆ
          • สามารถเรียกใช้งาน ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์จากหน้าจอทำงานได้
          • สามารถผูกตราประทับเข้ากับเส้นทางมาตรฐาน เพื่อเตรียมตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารสำหรับการส่งเอกสารเพื่อดำเนินการและลงนาม
          • ผู้ใช้งานสามารถลงนามในเอกสารผ่านตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุลายเซ็นของตน

 ดำเนินการและลงลายมือชื่อดิจิตอล

  • ผู้รับเอกสารสามารถเรียกดูรายละเอียดต่างๆของเอกสารที่ส่งมา รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง พร้อมดำเนินการกับเอกสารดังกล่าวผ่านระบบ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทงานได้แก่
    • ตรวจทาน บันทึกรายละเอียดการทำงาน
    • สามารถสั่งเกษียนเอกสารพร้อมลงลายมือชื่อดิจิตอล
    • ส่งต่อหรือปฏิเสธงานเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปตามลำดับงาน (workflow) ต่อไป
  • ในขั้นตอนตรวจทาน และบันทึกรายละเอียดการทำงาน ผู้รับเอกสารสามารถ
    • จัดทำ Post it อิเล็กทรอนิกส์ บันทึกข้อความแสดงความเห็นบนเอกสารเพื่อเป็นข้อความแจ้งระหว่างการตรวจทาน
    • กรณีพบว่ามีข้อผิดพลาดไม่มาก สามารถ Download เอกสาร word เพื่อแก้ไขและนำเข้าเอกสารใหม่แทนที่เอกสารเดิม ไม่ต้องส่งกลับเอกสารเพื่อแก้ไขและส่งตรวจทานใหม่อีกรอบ
  • การลงนามสั่งการพร้อมลงลายมือชื่อดิจิตอล ผู้รับเอกสารสามารถ
    • ลงนามสั่งการผ่านตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่เจ้าหน้าที่จัดเตรียมให้ โดยสามารถแก้ไขข้อความภายในตราประทับด้วยตนเอง หากต้องการ
    • ลงนามสั่งการโดยการระบุข้อความด้วยตนเอง
  • การส่งต่อหรือปฏิเสธงานเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปตามลำดับงาน (workflow) ผู้รับเอกสารสามารถ
    • อนุมัติงานเพื่อส่งผ่านเอกสารสู่ขัันตอนต่อไปหรือ
    • ปฏิเสธงานเพื่อส่งกลับเอกสารกลับต้นทางเพื่อให้เจ้าหน้าที่แก้ไข
  • ลายมือชื่อดิจิตอลสร้างจากกุญแจส่วนตัว ซึ่งกุญแจสาธารณะที่เป็นกุญแจคู่กันได้รับการออกใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง
  • การลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิตอล เจ้าของกุญแจเป็นผู้อนุมัติการลงนามด้วยรหัสผ่านลงนาม (pin code) ในขณะลงนามเอกสาร
  • สามารถลงนามในเอกสารโดยใช้ข้อความระบุเอง หรือลงนามผ่านตราประทับได้
  • สามารถลงนามเอกสารมากกว่าหนึ่งครั้ง (multiple signatures) โดยการลงนามแต่ละครั้งเป็นการรับรองเอกสาร ณ เวลาลงนาม
  • เจ้าของกุญแจสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านลงนามได้ตลอดเวลา
  • การลงนามดิจิตอลทำกับเอกสาร PDF ซึ่งสามารถตรวจสอบลายมือชื่อดิจิตอลได้จากการเปิดเอกสาร
    • ภายในระบบ LessPaper
    • ภายนอกระบบด้วย acrobat reader
  • การเปลี่ยนแปลงใดๆกับเอกสาร ที่เป็นการลงนามหรือบันทึกเพิ่มเติม สามารถตรวจสอบได้จากการเปิดเอกสาร PDF
  • อย่างไรก็ตาม การแก้ไขเอกสารที่ไม่เป็นตามมาตรฐานของ PDF จะทำให้ลายเซ็นที่ปรากฎในเอกสารแจ้งความไม่ถูกต้อง (invalid)

การออกใบรับรอง

  • การออกใบรับรอง ผู้ร้องขอจะต้องดำเนินการตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้
  • กรณีเจ้าของกุญแจคาดหมายได้โดยมีเหตุให้ทราบได้ว่ากุญแจ สูญหาย ถูกทำลาย ถูกแก้ไข หรือถูกล่วงรู้ จะต้องแจ้งผู้ให้บริการออกใบรับรองเพื่อยกเลิกใบรับรอง
  • ผู้ให้บริการจัดเตรียมบริการในการตรวจสอบใบรับรอง เพื่อให้บุคคลภายนอกสามารถตรวจสอบความสมบูรณ์ของใบรับรอง การพักใช้ หรือการเพิกถอนใบรับรอง   

ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์

  • หน่วยงานสามารถจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์แยกใช้ตามหน่วยงานตนเอง
  • สามารถจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์แยกตามกลุ่มการใช้งาน
  • ในจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ โดยกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของตราประทับ เช่น ข้อความ วันที่ ลายเซ็นบุคลากร อื่นๆ
  • สามารถเรียกใช้งาน ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์จากหน้าจอทำงานได้
  • สามารถผูกตราประทับเข้ากับเส้นทางมาตรฐาน เพื่อเตรียมตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารสำหรับการส่งเอกสารเพื่อดำเนินการและลงนาม
  • ผู้ใช้งานสามารถลงนามในเอกสารผ่านตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุลายเซ็นของตน

ติดตามงาน

เมื่อมีการส่งออกเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนงาน (workflow) เจ้าหน้าที่สามารถติดตามงาน และดำเนินงานแทนบุคลากรผู้รับหนังสือ ป้องกันการหยุดชะงักการทำงานที่จุดใดจุดหนึ่ง ทันทีที่เจ้าหน้าที่เรียกใช้การติดตามงาน เจ้าหน้าที่สามารถดำเนินการดังต่อไปนี้

  • แสดงรายชื่อบุคลากรที่มีเอกสารรอดำเนินการ
  • แสดงรายการเอกสารรอดำเนินการของบุคลากรแต่ละคน
  • สามารถเลือกแสดงรายละเอียดเอกสารรอดำเนินการ
  • เจ้าหน้าที่สามารถลงบันทึกงานแทนบุคลากรผู้รับเพื่อปิดงาน โดยตอบอนุมัติหรือปฏิเสธเพื่อให้งานเดินหน้าต่อไปตามขั้นตอนเอกสร (workflow) ที่กำหนด
  • ระบบบันทึกผลการดำเนินการ(แทน) ลงในระบบ ด้วยข้อความเพื่อแจ้งว่าเจ้าหน้าที่ใด ทำงานแทนบุคลากรใด
  • เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาเอกสารจากรายละเอียดเอกสารที่บันทึก
  • สำหรับข้อมูลบางตัวสามารถค้นหาแบบ full text search ได้
  • เจ้าหน้าที่สามารถเลือกคอลัมน์ข้อมูลที่ต้องการและจัดตำแหน่งคอลัมน์การแสดงผลได้ตามต้องการ
  • ผลลัพธ์จากการสืบค้นสามารถส่งออกเป็น excel file เพื่อนำไปออกเป็นรายงานได้ต่อไป

 การสืบค้นและรายงาน

  • เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาเอกสารจากรายละเอียดเอกสารที่บันทึก
  • สำหรับข้อมูลบางตัวสามารถค้นหาแบบ full text search ได้
  • เจ้าหน้าที่สามารถเลือกคอลัมน์ข้อมูลที่ต้องการและจัดตำแหน่งคอลัมน์การแสดงผลได้ตามต้องการ
  • ผลลัพธ์จากการสืบค้นสามารถส่งออกเป็น excel file เพื่อนำไปออกเป็นรายงานได้ต่อไป


PayrollZ V.1 เปิดให้บริการ

PayrollZ เป็น Web application ด้านการบริหารจัดการเงินเดือน ใช้งานผ่าน Internet ช่วยให้ท่านลดภาระด้านการลงทุน ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ง่ายต่อการบำรุงรักษาและขยายความสามารถระบบ 

Payrollz ติดตั้งมาพร้อมกับข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น ท่านสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันทีเมื่อได้รับแจ้งจากผู้ให้บริการ ลดงานการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ยุ่งยาก

เวอร์ชัน 1.0 ให้บริการจ่ายค่าแรงเงินเดือนอย่างเดียว โดยมีแผนการปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อรองรับการจ่ายค่าแรงเงินเดือนที่หลากหลายมากขึ้นในเวอร์ชันต่อไป

PayrollZ V.1 เปิดให้บริการทดลองใช้แล้ววันนี้.

Page 1 of 2

บริษัท แอฟฟิกซ์ เทคโนโลยี จำกัด

32/144 ถ.สุขุมวิท

ต.ปากน้ำ อ.เมืองสมุทรปราการ

จ.สมุทรปราการ

Tel: (662)-332-2794-6
Email : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Web : www.affix.co.th

ข่าวล่าสุด (Latest News)

© 2018 Affix Technology. All Rights Reserved. Designed By JoomShaper

search