LessPaper in Action

 จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ต้องการเปลี่ยนการใช้เอกสารกระดาษมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อลดค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง ลดเวลาในการรับส่งเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเอกสาร

การนำเทคโนโลยีมาช่วยบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องรองรับการใช้งานเอกสารครบวงจร ตั้งแต่การจัดทำ แจกจ่าย ใช้งาน จัดเก็บ และค้นหา อย่างไรก็ตาม ระบบจัดการเอกสารทั่วไปในปัจจุบัน รองรับแค่การจัดเก็บ แจกจ่าย และค้นหาเป็นหลัก ไม่รองรับการใช้งาน เจ้าหน้าที่ต้องพิมพ์เป็นเอกสารกระดาษ จัดแฟ้มนำเสนอให้ผู้บริหารลงนามสั่งการ ทำให้การทำงานด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สิ้นสุดลง

LessPaper บริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ครบวงจร ผู้บริหารสามารถบันทึกลงนามและสั่งการบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้เดินเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทาง workflow ในระบบได้ทันที ยกเลิกการจัดทำแฟ้มนำเสนอเพื่อลงนามสั่งการ และการรับส่งเอกสารระหว่างหน่วยงานผ่านเอกสารกระดาษ

ปัจจุบัน LessPaper ถูกนำมาใช้งานเป็นระบบสารบรรณของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2558 ปัจจุบัน มีหนังสือในระบบเดือนละกว่า 50,00 ฉบับ/เดือน สามารถลดการใช้กระดาษเดือนละไม่ต่ำกว่า 500,000 แผ่น ลดเวลาการเดินเอกสารลงกว่า 50% (สถิติ ณ เดือนมีนาคม 2559)