จุดเด่นซอฟต์แวร์

LessPaper เป็น web application ด้านการบริหารจัดการเอกสาร ใช้งานผ่าน Internet ลดภาระด้านการลงทุน ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ง่ายต่อการบำรุงรักษาและขยายความสามารถระบบ
LessPaper มาพร้อมกับข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นเมื่อติดตั้ง ผู้ใช้งานสามารถสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันทีเมื่อได้รับแจ้งจากผู้ให้บริการ ลดงานการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ยุ่งยาก
ผู้ใช้บริการ สามารถเริ่มต้นใช้งาน LessPaper ด้วยการบันทึกข้อมูลพื้่นฐานเกี่ยวกับข้อมูลหน่วยงานและทะเบียนบุคลากร

LessPaper เวอร์ชันนี้เป็นเวอร์ชัน 1.0 เริ่มจากการให้บริหารจัดการเอกสาร โดยมีแผนการปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง เพื่อรองรับการใช้งานที่หลากหลายมากขึ้น

บริหารจัดการผู้ใช้งาน

ผู้ใช้งานในระบบ LessPaper แบ่งออกเป็น 4 ประเภทตามบทบาทการทำงานดังนี้

  1. ผู้ดูแลระบบส่วนกลาง ทำหน้าที่บริหารจัดการข้อมูลระบบ การออกใบรับรองดิจิตอลให้กับผู้ใช้งาน รวมถึงการแต่งตั้งผู้ดูแลระบบหน่วยงาน เพื่อส่งมอบงานการตั้งค่าในแต่ละหน่วยงานเพื่อเริ่มการใช้งาน
  2. ผู้ดูแลระบบหน่วยงาน ทำหน้าที่บริหารจัดการข้อมูลหน่วยงาน ประกอบด้วยการเปิดใช้งานของหน่วยงาน ข้อมูลบุคลากรในหน่วยงาน กำหนดเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ การกำหนดกลุ่มบุคลากร รวมถึงการกำหนดค่าเลขที่เอกสารแต่ละประเภท
  3. เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ จากนี้เรียกสั้นว่าเจ้าหน้าที่ ทำหน้าที่บริหารจัดการเอกสารรับส่งภายในหน่วยงานของตน ตั้งแต่การจัดทำเอกสาร การกำหนดขั้นตอนเอกสาร การรับส่งเอกสาร การประสานงานระหว่างขั้นตอนเอกสาร เพื่อให้เอกสารสามารถดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบปิดงาน
  4. บุคลากรทั่วไป จากนี้เรียกสั้นๆว่าบุคลากร ผู้ใช้งานทุกคนในระบบจะได้รับมอบหมายบทบาทนี้เป็นบทบาทพื้นฐาน มีหน้าที่ดำเนินการเอกสารรับเอกสารที่ส่งมาจากเจ้าหน้าที่ ตั้งแต่การตรวจทานจนถึงเกษียนเอกสาร สามารถตรวจสอบประวัติการดำเนินการ รวมถึงรับแจ้งข่าวสารจากระบบเวียนเอกสาร

ข้อมูลพื้นฐาน

LessPaper แบ่งหน้าที่การบริหารข้อมูลหน่วยงานออกเป็น 2 ระดับ ประกอบด้วย

  1. ข้อมูลระดับองค์กร เป็นข้อมูลทั่วไปขององค์กรที่ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง ผู้ดูแลระบบส่วนกลางเป็นผู้บริหารจัดการข้อมูลเหล่านี้
  2. ข้อมูลระดับหน่วยงาน เป็นข้อมูลเฉพาะสำหรับแต่ละหน่วยงาน ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบหน่วยงาน ประกอบด้วยข้อมูลหลักดังนี้
  • ข้อมูลหน่วยงาน กำหนดการเปิดปิดการใช้งาน และใช้ข้อมูลโครงสร้างหน่วยงานกำหนดระดับในการรับส่งเอกสารระหว่างหน่วยงาน
  • ข้อมูลบุคลากร กำหนดข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบุคลากร เพื่อใช้ในการติดต่อและดำเนินการ
  • ข้อมูลบทบาท กำหนดบทบาทและขอบเขตความรับผิดชอบในการใช้งานของบุคลากรแต่ละคน
  • ข้อมูลเลขที่เอกสาร กำหนดเลขที่เอกสารประเภทต่างๆที่ใช้ในหน่วยงาน ซึ่งสามารถตั้งค่ารูปแบบการแสดงผลในแบบต่างๆเพื่อให้สอดคล้องการใช้งาานในแต่ละหน่วยงาน

โดยทั่วไป เมื่อติดตั้งระบบเรียบร้อย ผู้ให้บริการจะติดตั้งข้อมูลเบื้องต้นและกำหนดบทบาทเริ่มต้นให้ผู้ใช้งานเรียบร้อย พร้อมผู้ใช้บริการเริ่มต้นใช้งานได้ทันที

การบริหารจัดการเอกสาร

การบริหารจัดการเอกสารเกี่ยวข้องกับการจัดทำ บันทึก รับส่ง ดำเนินการ และสืบค้นเมื่อต้องการ โดยแบ่งเอกสารออกเป็น 2 ประเภทใหญ่คือ

  • เอกสารรับ เอกสารรับจากหน่วยงานภายนอก มีทั้งในรูปเอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์
  • เอกสารส่ง เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นในหน่วยงาน และส่งออกเพื่อดำเนินการ

ทั้งนี้เอกสารทั้งสองประเภทนอกจากความแตกต่างในการจัดทำ ยังมีความแตกต่างในรายละเอียดอื่นๆ ดังนี้

เอกสารรับ

  • เจ้าหน้าที่สามารถสร้างเอกสารรับจากเอกสารกระดาษที่ส่งถึงหน่วยงาน ด้วยการนำเอกสารกระดาษมาสแกนเป็นเอกสาร PDF จากนั้นนำเข้าสุู่ระบบพร้อมบันทึกข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร
  • ในกรณีที่เป็นเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานอื่นผ่านระบบ LessPaper เจ้าหน้าที่สามารถจัดทำเอกสารรับ โดยระบบคัดลอกข้อมูลมาจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งเข้ามาใช้ได้อัตโนมัติ
  • เจ้าหน้าที่สามารถลงรับเอกสาร โดยออกหมายเลขเอกสารรับ แยกตามประเภทเอกสารรับ พร้อมวันเวลารับเอกสาร
  • เจ้าหน้าที่สามารถระบุตำแหน่งและบันทึกตราประทับรับเอกสาร เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์บันทึกเพิ่มเติมได้ทันที
  • เอกสารรับที่ผ่านการลงรับเอกสารเรียบร้อย พร้อมส่งออกเพื่อดำเนินการต่อไป
  • เจ้าหน้าที่สามารถสร้างเอกสารส่งจากเอกสาร Word หรือ PDF จากนั้นนำเข้าสุู่ระบบพร้อมบันทึกข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร
  • เจ้าหน้าที่สามารถกำหนดขั้นตอนเอกสารเพื่อส่งเอกสารให้กลุ่มบุคลากรตรวจทานเอกสารก่อนส่งให้ผู้บริหารลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิตอล
  • เจ้าหน้าที่สามารถออกหมายเลขและวันที่เอกสาร โดยสามารถกำหนดเลขที่เอกสาร แยกตามหน่วยงานและประเภทเอกสารส่ง
  • เจ้าหน้าที่สามารถระบุตำแหน่งตราประทับบนเอกสาร เพื่อบันทึกเลขที่เอกสารและวันที่เอกสารเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมลงในเอกสาร
  • ในกรณีต้องการออกเลขที่เอกสารของหน่วยงานต้นสังกัด สามารถส่งเอกสารดังกล่าวไปยังหน่วยงานต้นสังกัด ขอให้เจ้าหน้าที่หน่วยงานดังกล่าวดังกล่าวออกเลขที่เอกสารผ่านระบบ

 เอกสารส่ง

  • เจ้าหน้าที่สามารถสร้างเอกสารส่งจากเอกสาร Word หรือ PDF จากนั้นนำเข้าสุู่ระบบพร้อมบันทึกข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร
  • เจ้าหน้าที่สามารถกำหนดขั้นตอนเอกสารเพื่อส่งเอกสารให้กลุ่มบุคลากรตรวจทานเอกสารก่อนส่งให้ผู้บริหารลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิตอล
  • เจ้าหน้าที่สามารถออกหมายเลขและวันที่เอกสาร โดยสามารถกำหนดเลขที่เอกสาร แยกตามหน่วยงานและประเภทเอกสารส่ง
  • เจ้าหน้าที่สามารถระบุตำแหน่งตราประทับบนเอกสาร เพื่อบันทึกเลขที่เอกสารและวันที่เอกสารเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมลงในเอกสาร
  • ในกรณีต้องการออกเลขที่เอกสารของหน่วยงานต้นสังกัด สามารถส่งเอกสารดังกล่าวไปยังหน่วยงานต้นสังกัด ขอให้เจ้าหน้าที่หน่วยงานดังกล่าวดังกล่าวออกเลขที่เอกสารผ่านระบบ

 ระบบรับส่งเอกสาร

ระบบรับส่งเอกสารเป็นวิธีจัดการลำดับการดำเนินงานของเอกสาร (Workflow) เจ้าหน้าที่เป็นผู้กำหนดเส้นทางเอกสาร สามารถ ส่งเอกสาร ตรวจสอบการดำเนินงาน และควบคุมการเดินทางของเอกสาร เพื่อจัดการให้เอกสารได้รับการดำเนินการอย่างราบรื่น

การรับเอกสาร

  • เจ้าหน้าที่สามารถบันทึกรับเอกสารจากหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก
  • กรณีที่ได้รับเอกสารจากหน่วยงานภายนอกในรูปเอกสารกระดาษ การรับเอกสารคือการที่เจ้าหน้าที่ผู้รับนำเอกสารกระดาษดังกล่าว มาสแกนและบันทึกข้อมูลระบบเป็นเอกสารรับเข้าสู่ระบบ
  • เจ้าหน้าที่หน่วยงานผู้รับสามารถเรียกดูรายละเอียดต่างๆของเอกสารรับที่ส่งมาถึงหน่วยงาน รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง สามารถลงรับเอกสารเข้าสู่หน่วยงาน และกำหนดขั้นตอนเอกสารเพื่อส่งดำเนินการต่อไป
  • ในกรณีที่เป็นเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานภายในผ่านระบบ LessPaper ทันทีที่เจ้าหน้าที่ผู้รับลงรับเอกสาร ระบบ LessPaper จะแจ้งข้อมูลการรับเอกสารให้เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถตรวจสอบได้ทันที
  • ในกรณีที่ระบบตรวจสอบว่ามีเอกสารส่งจากหน่วยงานเดียวกัน ที่มีเลขที่เอกสารและวันที่เอกสาร ซ้ำกับเอกสารรับเดิมที่มีในระบบ จะมีการแจ้งเตือนให้เจ้าหน้าที่ผู้รับทราบว่ามีเอกสารดังกล่าวแล้วระบบ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้รับยืนยันการรับเอกสาร ก่อนการดำเนินการต่อไป
  • เจ้าหน้าที่ผู้รับสามารถลงรับสำเนาเอกสารเพื่อรับทราบ โดยไม่มีการออกเลขรับและดำเนินการใดๆต่อไป
  • เจ้าหน้าที่ผู้รับสามารถยกเลิกการเอกสาร หากตรวจสอบพบว่าเป็นการส่งเอกสารผิดพลาด ระบบจะแจ้งกลับผู้ส่งเพื่อทราบ พร้อมให้เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถดำเนินการต่อไป
  • เจ้าหน้าที่สามารถกำหนดขั้นตอนเอกสาร ซึ่งระบุเส้นทางเพื่อส่งให้เอกสารให้กลุ่มบุคลากรหรือหน่วยงานอื่นเพื่อดำเนินการต่อไป
  • เส้นทางการส่งเอกสารให้กลุ่มบุคลากร เจ้าหน้าที่สามารถส่งแบบตามลำดับหรือกระจายส่งถึงพร้อมกันก็ได้
  • เมื่อส่งเอกสาร โดยระบบ LessPaper จะบันทึกวันเวลาที่ส่งเอกสารออกจากหน่วยงาน
  • เจ้าหน้าที่สามารถบันทึกขั้นตอนเอกสารเป็นขั้นตอนมาตรฐานเพื่อเรียกใช้ในภายหลัง
  • ในกรณีที่เป็นเอกสารที่ส่งมาจากหน่วยงานภายในผ่านระบบ LessPaper ทันทีที่เจ้าหน้าที่ลงรับเอกสาร ระบบ LessPaper จะแจ้งข้อมูลการรับเอกสารให้เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถตรวจสอบได้ทันที
  • เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถบันทึกขั้นตอนเอกสารเป็นขั้นตอนมาตรฐานเพื่อเรียกใช้ในภายหลัง
  • เจ้าหน้าที่ผู้ส่งสามารถตรวจสอบดูสถานะการดำเนินการของเอกสารที่เดินไปตามขั้นตอนต่างๆในขั้นตอนเอกสาร โดยสามารถ

การส่งเอกสาร

  1. ตรวจสอบตำแหน่งขั้นตอนปัจจุบัน
  2. ตรวจสอบประวัติการดำเนินการ
  3. แต่ละขั้นตอนมีระบุวันเวลาส่ง รับ และรายละเอียดดำเนินการ
  4. สามารถยกเลิกขั้นตอนเอกสารที่ผิดพลาด หรือไม่ต้องการ

 การเวียนเอกสาร

การเวียนเอกสารเป็นการส่งเอกสารประเภทหนึ่ง มีจุดเด่นดังนี้

  • สามารถแจ้งเวียนให้หน่วยงานภายนอกซึ่งอยู่ในองค์กรเดียวกัน ผ่านทางโครงสร้างองค์กร
  • สามารถแจ้งเวียนให้หน่วยงานภายในซึ่งอยู่ในหน่วยงานสังกัดเดียวกัน ผ่านทางโครงสร้างหน่วยงาน
  • การเวียนเอกสารระหว่างหน่วยงาน เอกสารที่ส่งไปจะถูกส่งเป็นเอกสารรับของหน่วยงานผู้รับ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้รับลงรับและดำเนินการเวียนต่อไป
  • แต่ละหน่วยงานสามารถเวียนให้บุคลากรในหน่วยงานตนเองโดยระบุ
    • กลุ่มบุคลากร
    • รายชื่อบุคลากร
    • ผู้รับเอกสารสามารถเรียกดูรายละเอียดต่างๆของเอกสารที่ส่งมา รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง พร้อมดำเนินการกับเอกสารดังกล่าวผ่านระบบ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทงานได้แก่
      • ตรวจทาน บันทึกรายละเอียดการทำงาน
      • สามารถสั่งเกษียนเอกสารพร้อมลงลายมือชื่อดิจิตอล
      • ส่งต่อหรือปฏิเสธงานเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปตามลำดับงาน (workflow) ต่อไป
      • ในขั้นตอนตรวจทาน และบันทึกรายละเอียดการทำงาน ผู้รับเอกสารสามารถ
        • จัดทำ Post it อิเล็กทรอนิกส์ บันทึกข้อความแสดงความเห็นบนเอกสารเพื่อเป็นข้อความแจ้งระหว่างการตรวจทาน
        • กรณีพบว่ามีข้อผิดพลาดไม่มาก สามารถ Download เอกสาร word เพื่อแก้ไขและนำเข้าเอกสารใหม่แทนที่เอกสารเดิม ไม่ต้องส่งกลับเอกสารเพื่อแก้ไขและส่งตรวจทานใหม่อีกรอบ
        • การลงนามสั่งการพร้อมลงลายมือชื่อดิจิตอล ผู้รับเอกสารสามารถ
          • ลงนามสั่งการผ่านตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่เจ้าหน้าที่จัดเตรียมให้ โดยสามารถแก้ไขข้อความภายในตราประทับด้วยตนเอง หากต้องการ
          • ลงนามสั่งการโดยการระบุข้อความด้วยตนเอง
          • การส่งต่อหรือปฏิเสธงานเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปตามลำดับงาน (workflow) ผู้รับเอกสารสามารถ
            • อนุมัติงานเพื่อส่งผ่านเอกสารสู่ขัันตอนต่อไปหรือ
            • ปฏิเสธงานเพื่อส่งกลับเอกสารกลับต้นทางเพื่อให้เจ้าหน้าที่แก้ไข
          • ลายมือชื่อดิจิตอลสร้างจากกุญแจส่วนตัว ซึ่งกุญแจสาธารณะที่เป็นกุญแจคู่กันได้รับการออกใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง
          • การลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิตอล เจ้าของกุญแจเป็นผู้อนุมัติการลงนามด้วยรหัสผ่านลงนาม (pin code) ในขณะลงนามเอกสาร
          • สามารถลงนามในเอกสารโดยใช้ข้อความระบุเอง หรือลงนามผ่านตราประทับได้
          • สามารถลงนามเอกสารมากกว่าหนึ่งครั้ง (multiple signatures) โดยการลงนามแต่ละครั้งเป็นการรับรองเอกสาร ณ เวลาลงนาม
          • เจ้าของกุญแจสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านลงนามได้ตลอดเวลา
          • การลงนามดิจิตอลทำกับเอกสาร PDF ซึ่งสามารถตรวจสอบลายมือชื่อดิจิตอลได้จากการเปิดเอกสาร
            • ภายในระบบ LessPaper
            • ภายนอกระบบด้วย acrobat reader
          • การเปลี่ยนแปลงใดๆกับเอกสาร ที่เป็นการลงนามหรือบันทึกเพิ่มเติม สามารถตรวจสอบได้จากการเปิดเอกสาร PDF
          • อย่างไรก็ตาม การแก้ไขเอกสารที่ไม่เป็นตามมาตรฐานของ PDF จะทำให้ลายเซ็นที่ปรากฎในเอกสารแจ้งความไม่ถูกต้อง (invalid)
          • การออกใบรับรอง ผู้ร้องขอจะต้องดำเนินการตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้
          • กรณีเจ้าของกุญแจคาดหมายได้โดยมีเหตุให้ทราบได้ว่ากุญแจ สูญหาย ถูกทำลาย ถูกแก้ไข หรือถูกล่วงรู้ จะต้องแจ้งผู้ให้บริการออกใบรับรองเพื่อยกเลิกใบรับรอง
          • ผู้ให้บริการจัดเตรียมบริการในการตรวจสอบใบรับรอง เพื่อให้บุคคลภายนอกสามารถตรวจสอบความสมบูรณ์ของใบรับรอง การพักใช้ หรือการเพิกถอนใบรับรอง   
          • หน่วยงานสามารถจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์แยกใช้ตามหน่วยงานตนเอง
          • สามารถจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์แยกตามกลุ่มการใช้งาน
          • ในจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ โดยกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของตราประทับ เช่น ข้อความ วันที่ ลายเซ็นบุคลากร อื่นๆ
          • สามารถเรียกใช้งาน ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์จากหน้าจอทำงานได้
          • สามารถผูกตราประทับเข้ากับเส้นทางมาตรฐาน เพื่อเตรียมตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารสำหรับการส่งเอกสารเพื่อดำเนินการและลงนาม
          • ผู้ใช้งานสามารถลงนามในเอกสารผ่านตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุลายเซ็นของตน

 ดำเนินการและลงลายมือชื่อดิจิตอล

  • ผู้รับเอกสารสามารถเรียกดูรายละเอียดต่างๆของเอกสารที่ส่งมา รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง พร้อมดำเนินการกับเอกสารดังกล่าวผ่านระบบ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทงานได้แก่
    • ตรวจทาน บันทึกรายละเอียดการทำงาน
    • สามารถสั่งเกษียนเอกสารพร้อมลงลายมือชื่อดิจิตอล
    • ส่งต่อหรือปฏิเสธงานเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปตามลำดับงาน (workflow) ต่อไป
  • ในขั้นตอนตรวจทาน และบันทึกรายละเอียดการทำงาน ผู้รับเอกสารสามารถ
    • จัดทำ Post it อิเล็กทรอนิกส์ บันทึกข้อความแสดงความเห็นบนเอกสารเพื่อเป็นข้อความแจ้งระหว่างการตรวจทาน
    • กรณีพบว่ามีข้อผิดพลาดไม่มาก สามารถ Download เอกสาร word เพื่อแก้ไขและนำเข้าเอกสารใหม่แทนที่เอกสารเดิม ไม่ต้องส่งกลับเอกสารเพื่อแก้ไขและส่งตรวจทานใหม่อีกรอบ
  • การลงนามสั่งการพร้อมลงลายมือชื่อดิจิตอล ผู้รับเอกสารสามารถ
    • ลงนามสั่งการผ่านตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่เจ้าหน้าที่จัดเตรียมให้ โดยสามารถแก้ไขข้อความภายในตราประทับด้วยตนเอง หากต้องการ
    • ลงนามสั่งการโดยการระบุข้อความด้วยตนเอง
  • การส่งต่อหรือปฏิเสธงานเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปตามลำดับงาน (workflow) ผู้รับเอกสารสามารถ
    • อนุมัติงานเพื่อส่งผ่านเอกสารสู่ขัันตอนต่อไปหรือ
    • ปฏิเสธงานเพื่อส่งกลับเอกสารกลับต้นทางเพื่อให้เจ้าหน้าที่แก้ไข
  • ลายมือชื่อดิจิตอลสร้างจากกุญแจส่วนตัว ซึ่งกุญแจสาธารณะที่เป็นกุญแจคู่กันได้รับการออกใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง
  • การลงนามด้วยลายมือชื่อดิจิตอล เจ้าของกุญแจเป็นผู้อนุมัติการลงนามด้วยรหัสผ่านลงนาม (pin code) ในขณะลงนามเอกสาร
  • สามารถลงนามในเอกสารโดยใช้ข้อความระบุเอง หรือลงนามผ่านตราประทับได้
  • สามารถลงนามเอกสารมากกว่าหนึ่งครั้ง (multiple signatures) โดยการลงนามแต่ละครั้งเป็นการรับรองเอกสาร ณ เวลาลงนาม
  • เจ้าของกุญแจสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านลงนามได้ตลอดเวลา
  • การลงนามดิจิตอลทำกับเอกสาร PDF ซึ่งสามารถตรวจสอบลายมือชื่อดิจิตอลได้จากการเปิดเอกสาร
    • ภายในระบบ LessPaper
    • ภายนอกระบบด้วย acrobat reader
  • การเปลี่ยนแปลงใดๆกับเอกสาร ที่เป็นการลงนามหรือบันทึกเพิ่มเติม สามารถตรวจสอบได้จากการเปิดเอกสาร PDF
  • อย่างไรก็ตาม การแก้ไขเอกสารที่ไม่เป็นตามมาตรฐานของ PDF จะทำให้ลายเซ็นที่ปรากฎในเอกสารแจ้งความไม่ถูกต้อง (invalid)

การออกใบรับรอง

  • การออกใบรับรอง ผู้ร้องขอจะต้องดำเนินการตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้
  • กรณีเจ้าของกุญแจคาดหมายได้โดยมีเหตุให้ทราบได้ว่ากุญแจ สูญหาย ถูกทำลาย ถูกแก้ไข หรือถูกล่วงรู้ จะต้องแจ้งผู้ให้บริการออกใบรับรองเพื่อยกเลิกใบรับรอง
  • ผู้ให้บริการจัดเตรียมบริการในการตรวจสอบใบรับรอง เพื่อให้บุคคลภายนอกสามารถตรวจสอบความสมบูรณ์ของใบรับรอง การพักใช้ หรือการเพิกถอนใบรับรอง   

ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์

  • หน่วยงานสามารถจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์แยกใช้ตามหน่วยงานตนเอง
  • สามารถจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์แยกตามกลุ่มการใช้งาน
  • ในจัดทำตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ โดยกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของตราประทับ เช่น ข้อความ วันที่ ลายเซ็นบุคลากร อื่นๆ
  • สามารถเรียกใช้งาน ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์จากหน้าจอทำงานได้
  • สามารถผูกตราประทับเข้ากับเส้นทางมาตรฐาน เพื่อเตรียมตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารสำหรับการส่งเอกสารเพื่อดำเนินการและลงนาม
  • ผู้ใช้งานสามารถลงนามในเอกสารผ่านตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุลายเซ็นของตน

ติดตามงาน

เมื่อมีการส่งออกเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนงาน (workflow) เจ้าหน้าที่สามารถติดตามงาน และดำเนินงานแทนบุคลากรผู้รับหนังสือ ป้องกันการหยุดชะงักการทำงานที่จุดใดจุดหนึ่ง ทันทีที่เจ้าหน้าที่เรียกใช้การติดตามงาน เจ้าหน้าที่สามารถดำเนินการดังต่อไปนี้

  • แสดงรายชื่อบุคลากรที่มีเอกสารรอดำเนินการ
  • แสดงรายการเอกสารรอดำเนินการของบุคลากรแต่ละคน
  • สามารถเลือกแสดงรายละเอียดเอกสารรอดำเนินการ
  • เจ้าหน้าที่สามารถลงบันทึกงานแทนบุคลากรผู้รับเพื่อปิดงาน โดยตอบอนุมัติหรือปฏิเสธเพื่อให้งานเดินหน้าต่อไปตามขั้นตอนเอกสร (workflow) ที่กำหนด
  • ระบบบันทึกผลการดำเนินการ(แทน) ลงในระบบ ด้วยข้อความเพื่อแจ้งว่าเจ้าหน้าที่ใด ทำงานแทนบุคลากรใด
  • เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาเอกสารจากรายละเอียดเอกสารที่บันทึก
  • สำหรับข้อมูลบางตัวสามารถค้นหาแบบ full text search ได้
  • เจ้าหน้าที่สามารถเลือกคอลัมน์ข้อมูลที่ต้องการและจัดตำแหน่งคอลัมน์การแสดงผลได้ตามต้องการ
  • ผลลัพธ์จากการสืบค้นสามารถส่งออกเป็น excel file เพื่อนำไปออกเป็นรายงานได้ต่อไป

 การสืบค้นและรายงาน

  • เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาเอกสารจากรายละเอียดเอกสารที่บันทึก
  • สำหรับข้อมูลบางตัวสามารถค้นหาแบบ full text search ได้
  • เจ้าหน้าที่สามารถเลือกคอลัมน์ข้อมูลที่ต้องการและจัดตำแหน่งคอลัมน์การแสดงผลได้ตามต้องการ
  • ผลลัพธ์จากการสืบค้นสามารถส่งออกเป็น excel file เพื่อนำไปออกเป็นรายงานได้ต่อไป


บริษัท แอฟฟิกซ์ เทคโนโลยี จำกัด

32/144 ถ.สุขุมวิท

ต.ปากน้ำ อ.เมืองสมุทรปราการ

จ.สมุทรปราการ

Tel: (662)-332-2794-6
Email : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Web : www.affix.co.th

ข่าวล่าสุด (Latest News)